1. SIKLUS AKUNTANSI
1.1 PENDAHULUAN
Salah satu definisi akuntansi adalah suatu seni mencatat, menggolongkan, menganalisa, menafsirkan dan menyajikan laporan keuangan dalam suatu perusahaan secara sistematis. Jadi jelas dalam hal ini bahwa akuntansi adalah suatu proses atau transformasi data akuntansi menjadi informasi akuntansi atau yang sering disebut dengan laporan keuangan. Proses transformasi data akuntansi menjadi informasi akuntansi dilakukan dengan melalui beberapa tahap sehingga tahapan tersebut menjadi suatu siklus yang disebut siklus akutansi. Siklus akuntansi secara sederhana dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1.1 Siklus Akuntansi
1.2 ELEMEN-ELEMEN SIKLUS AKUNTANSI
Beberapa elemen yang dapat dijelaskan dalam siklus akuntasi di atas adalah sebagai berikut:
A. Bukti Transaksi
Merupakan seluruh dokumen yang digunkan untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan. Contoh bukti transaksi antara lain kwitansi, faktur, cek, bukti kas keluar dan sebaginya.
B. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi yang pertama yang digunakan melakukan pencatatan, pengklasifikasian dan peringkasan data keuangan.
C. Buku Besar
Buku besar atau General Ledger merupakan buku yang digunakan untuk melakukan peringkasan, pengklasifikasian data-data keuangan yang berasal dari data jurnal dari hasil proses posting.
D. Buku Pembantu
Buku pembantu merupakan buku yang terdiri dari rekening-rekening pembantu yang beris\i rincian data keuangan yang tercantuk dari rekening terntentu yang ada dalam buku besar (dalam perusahaan dagang).
E. Laporan Keuangan
Laporan keuangan merupakan hasil akhir dari proses pengolahan data akuntansi berupa Neraca, Laporan Laba-Rugi, Laproan Perubahan Modal, Arus Kas dan lain- lain.
1.3 SIKLUS AKUNTANSI PROGRAM APLIKASI AKUNTANSI
Dalam program aplikasi akuntansi menggunakan Microsoft Excel ini siklus akuntansinya tidak jauh beda dengan siklus akuntansi dengan yang dilakukan secara manual. Dalam siklus ini dimulai dari pencatatan transaksi berdasarkan bukti transaksi ke dalam jurnal, kemudian data jurnal diposting ke buku besar. Dari buku besar dipindahkan ke neraca saldo, kemudaian membua neraca lajur, lalu dilakukan penyesuaia berdasarkan data penyesuaian yang ada, setelah itu dari berdasarkan data neraca lajur dibuatlah laporan keuangan. Jika digambarkan secara sederhana siklus akuntansi program aplikasi menggunkan microsoft excel adalah sebagai berikut:
Gambar 1.2 Siklus Program Aplikasi Akuntansi
1.4 MENU DAN FUNGSI YANG DIGUNAKAN
Beberapa menu dan fungsi dalam Microsoft excel yang digunakan dalam program aplikasi akuntansi ini adalah sebagai berikut :
A. Menu DATA FORM
Menu ini digunakan untuk membantu pengguna dalam memasukkan data ke dalam format yang sudah disiapkan sebelumnya.
B. Menu DATA FILTER, ADVANCED FILTER
Menu ini digunakan untuk melakukan pencarian data beradasarkan criteria yang di ingingkan dari suatu kumpulan data yang tersedia (data query).
C. Menu COPY PASTE
Menu ini digunakan untuk menyalin data dari suatu data range ke data range tertentu.
D. Menu FORMAT CELLS COLUMN HIDE
Menu ini digunkan untuk menyembunyikan kolom data yang tidak lagi dibutuhkan dalam tampilan data.
E. Fungsi SUM
Untuk menjumlahkan nilai-nilai yang ada pada suatu range data.
F. Fungsi Logika IF
Fungsi ini digunakan untuk menentukan suatu keputusan berdasarkan suatu kondisi atau syarat tertentu. Biasanya selalu dikombinasikan dengan beberapa operator seperti operator perhitungan, opereator perbandingan, operator relasi, operator logika.
G. Fungsi Arimatika
Fungsi ini digunakan untuk membuat formula yang berkaitan dengan kalkulasi data yang akan diproses.
H. Fungsi Pembacaan Tabel VLOOKUP
Fungsi ini digunakan untuk membaca suatu nilai yang ada pada suatu range data tabel yang digunakan. Untuk mengikat atau mengabsolutkan nilai yang ada dalam suatu tabel yang ada digunakan tombol fungsi F4.
Untuk dapat menggunakan Microsoft Excel sebagai salah satu paket software lembar kerja elektronis dalam bidang akuntansi ini, yang jelas dibutuhkan pengetahuan dibidang akuntansi itu sendiri kemudian pengetahuan atau keterampilan pengoperasian Microsoft Excel. Tidak bisa disangkal lagi saat ini Microsoft Excel sudah sangat familiar dikalangan umum sebagai bagian dari Microfot Office yang bisa dijadikan alat untuk membantu permasalahan didalam mengolah data-data numeric. Penerapan akuntansi menggunakan Microsoft Excel adalah salah satu solusi alternative yang relative sederhana namun bisa dibilang efektif. Sangat sederhana dan tidak menuntut orang yang mengerjakannya untuk tahu dan bisa membuat suatu program aplikasi computer tapi cukup mengerti akuntansi dan bisa mengeoperasikan micosoft excel.
Untuk itu penulis akan mencoba memberikan contoh penyelesaian kasus akuntansi menggunakan micorsoft excel. Untuk dapat membantu menyelesaikan kasus akuntansi menggunakan Microsoft excel ada beberapa langkah utama yang harus dilakukan. Adapun langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut :
1. Merancang kode rekening
2. Membuat tabel rekening
3. Membuat buku harian atau jurnal umum
4. Membuat buku besar
5. Membuat neraca saldo
6. Membuat jurnal penyesuaian
7. Membuat neraca lajur
8. Membuat laporan keuangan
1.5 APLIKASI PERUSAHAAN JASA
Tabel 1.1 Neraca Saldo
CV AMY JAYA
NERACA SALDO
PER 15 April 2005
Berikut ini adalah transaksi yang dilakukan oleh CV AMY JAYA mulai dari tanggal 16 hingga 30 April 2005.
Tabel 1.2 Data Transaksi
| TRANSAKSI April 2005 | | KETERANGAN |
| Tanggal | 16 17 19 21 22 23 25 30 | Penerimaan Kas sebesar Rp. 4.000.000 dari seorang klien Memberikan pelayanan jasa perpajakan kepada klien dengan imbalan jasa sebesar Rp. 1.700.000. yang akan dibayar dikemudian hari. Membayar biaya lain-lain sebesar Rp. 200.000. Membayar kewajiban yang telah jatuh tempo sebesar Rp. 2.600.000. Membeli perlengkapan secara kredit sebesar Rp. 200.000. Menggunakan uang sebesar Rp. 2.100.000 untuk keperluan pribadi AMY. Menerima pendapatan jasa audit yang telah selesai dilakukan sebesar Rp. 1.900.000. Membayar gaji pegawai sebesar Rp. 1.800.000. |
Pada akhir periode terdapat informasi tambahan yang perlu disesuaikan :
a) Pendapatan jasa yang belum diterima sebesar Rp. 500.000.
b) Perlengkapan yang tersisa adalah Rp. 200.000.
c) Sewa gedung untuk masa satu tahun terhitung dari tanggal 1 Januari 2005 s/d 1 Januari 2006.
d) Beban Gaji yang masih harus dibayar Rp. 300.000.
Penyelesaian Kasus:
A. Merancang kode rekening
| 9 | 9 | 9 | 9 |
Keterangan:
a. Digit pertama
Untuk kode group/kelompok induk rekening dalam akuntansi seperti
1 untuk kelompok Aktiva
2 untuk kelompok Hutang
3 untuk kelompok Modal/Prive
4 untuk kelompok Pedapatan
5 untuk kelompok Beban
b. Digit ke dua
Untuk kode sub kelompok/detail dalam akuntansi seperti:
1 untuk sub kelompok aktiva lancar
2 untuk sub kelompok aktiva tetap
Digit ke tiga dan ke empat
Untuk nomor urut dari setiap rekening
Contoh: 1 1 0 1 KAS
Artinya:
Aktiva Lancar dengan nomor urut 01 dalam hal ini adalah untuk nama rekening kas. Penomoran di dalam setiap perusahaan dapat berbeda, hal ini sesuai dengan kebijakan yang dibuat oleh perusahaan sendiri.
B. Membuat tabel rekening
Ikuti urutan langkah berikut ini:
a. Aktifkan sheet1 dengan mengklik sheet1
b. Tekan tombol Alt+O kemudian tekan H dilanjutkan dengan menekan R, atau klik kanan mouse pilih Rename setelah itu ganti nama sheet1 menjadi TABEL
c. Buat tabel untuk no rekening
Tabel 1.3 Tabel Rekening
| No. Rek | Nama Rekening |
| 1101 1102 1103 1104 1201 2101 2102 3101 3102 4101 5101 5102 5103 5104 | KAS PIUTANG PIUTANG SEWA PERLENGKAPAN TANAH HUTANG UTANG GAJI MODAL AMY PRIVE AMY PENDAPATAN JASA BEBAN GAJI BEBAN SEWA BEBAN LAIN-LAIN BEBAN PERLENGKAPAN |
C. Membuat Jurnal Umum
Aktifkan sheet2 Kerjakan seperi pada langkah 1.b. bedanya untuk sheet2 diganti dengan Jurnal Umum
Buat format jurnal umum dalam lembar kerja tesebut sperti di bawah ini:
Masukkan transaksi yang terjadi pada format jurnal umum dalam lembar kerja yang sudah dibuat.
Tabel 1.4 Format jurnal umum
| TGL/BLN/TH | KODE | NAMA REKENING | KETERANGAN | SALDO | |
| DEBET | KREDIT | ||||
| | | | | | |
Cara mengisi data transaksi ke jurnal umum :
Sebelum pengisian transaksi dilakukan terlebih dahulu kita buat formula untuk mengisi nama rekening secara automatis yang dambil dari tabel rekening yang sudah dibuat sebelumnya. Dalam hal ini gunakan fungsi pembacaan tabel secara vertical yaitu VLOOKUP.
Letakan pointer pada kolom nama rekening jurnal umum, setelah itu ketikan formula berikut ini: =VLOOKUP(Kode; rangeTabel rekening;2)
Keterangan :
Kode artinya range kode rekening dalam jurnal umum
Range tabel artinya range isi tabel yang harus disorot dan jangan lupa diabsolutkan dengan menekan tombol F4. Angka 2 artinya adalah nomor kolom tabel yang akan diambil isinya.
Gambar 1.3 Format jurnal umum
Gambar 1.4 Range Tabel Rekening
Setelah formula dibuat, selanjutnya untuk mengisikan transaksi ke jurnai umum sesuai langkah berikut ini:
1). Blok header format jurnal umum mulai dari tanggal transaksi sampai dengan kolom kredit.
Gambar 1.5 Range Header Jurnal Umum
2). Pilih menu Data lanjutkan Form, akan tampil kotak dialog isian yang harus diisi. Isikan semua transaksi yang ada pada jurnal umum.
Gambar 1.6 Kotak dialog Jurnal umum
Keterangan:
Pengisian kotak dialog, untuk pindah ke data item/field berikutnya cukup menekan tombol Tab, untuk mengisi data record berikutnya tekan tombol Enter atau klik menu pilihan New. Sedangkan untuk pindah ke record sebelum atau sesudah record yang aktif tekan tombol Find Prev/Find Next. Jika pengisian data jurnal telah selesai klik pilihan Close.
D. Membuat Buku Besar
Sebelum melakukan posting ke buku besar, terlebih dahulu perlu dilakukan pengelompokan rekening buku besar. Mulai dari Aktiva Lancar, Aktiva Tetap, Hutang Lancar, Hutang Tidak Lancar, Modal, Pendapatan dan Biaya.Sehingga nantinya masing- masing buku besar yang akan dibuat akan ditempatkan pada satu sheet sesuai dengan kelompok rekening yang ada.
Langkahnya:
a. Aktifkan sheet3
b. Kerjakan seperti langkah sebelumnya (perintah 1.b). Ganti sheet3 dengan BB.Aktiva Lancar, sheet4 diganti dengan BB.Aktiva Tetap, sheet5 diganti dengan BB.Hutang Lancar, dan seterusnya.
c. Copy field yang ada pada jurnal umum (format jurnal umum) ke dalam buku besar, masing-masing nomor rekening dibuatkan satu buku besar.
d. Copy field kode pada jurnal umum, karena ini akan dijadikan sebagai criteria pencarian nilai dari masing-masing buku besar yang akan dibuat dalam data jurnal umum.
e. Sembunyikan kolom field yang tidak dibutuhkan dalam hasil copya field jurnal umum. Dalam hal ini yang perlu disembunyikan adalah fkolom yang berisi field Kode dan nama rekening. Caranya blok kedua kolom yang dimaksud (field kode dan nama rekening) pilih menu Format-Coloumn-Hide. Lakukan sedikit modifikasi sehingga hasilnya akan nampak seperti gambar di bawah ini.
Gambar 1.7 Range criteria kode
f. Buat formula untuk pengisian nama rekening secara automatis dengan fungsi pembacaan tabel vertical.
g. Formula : =VLOOKUP(range kode;TabelRekening;2)
1. F4
h. Gunakan menu Data-Filter-Advanced Filter, akan tampil gambar seperti berikut ini:
Gambar 1.8 Kotak dialog Advanced Filter
Tekan O untuk memilih pilihan Copy to another location
Tekan L untuk memilih pilihan
Tekan T untuk memilih pilihan Copy to, sorot range header buku besar sampai kolom kredit.
Klik Ok, untuk melihat hasilnya..
Catatan : Lakukan langkah yang sama untuk membuat semua rekening buku besar yang ada.
Buat formula untuk mendapatkan saldo akhir dari setiap rekening buku besar. Perhatikan cara pembuatan formulanya akan sangat bergantung apakah rekening tersebut bersaldo Debit atau Kredit. Jika semua langkah di atas sudah dilakukan, hasilnya akan nampak seperti gambar yang ada di bawah ini.
Gambar 1.9 Hasil Posting ke Buku Besar.
E. Membuat Neraca Saldo
Setelah selesai membuat seluruh rekening buku besar yang ada, maka selanjutnya kita akan membuat neraca saldo. Neraca saldo adalah kumpulan buku besar yang ada yang telah dibuat pada langkah sebelumnya yang berisi saldo dari setiap rekening buku besar. Untuk membuat neraca saldo ikut langkah berikut ini:
a. Aktifkan Sheet baru
b. Ganti sheet baru yang telah diaktifkan dengan nama Neraca Saldo
c. Buat format lembar kerja seperti pada sheet Tabel dengan cara mengcopynya,lalu tambahkan dengan kolom Debit dan Kredit.
d. Masukkan saldo yang ada pada setiap rekening buku besar ke dalam neraca saldo sesuai dengan posisinya D/K. Caranya letakkan pointer pada kolom Debit/Kredit neraca saldo yang akan diisi, kemudian tekan = cari nilai neraca saldo akhir setiap rekening buku besar. Gunakan fungsi sum( ) untuk menjumlahkan nilai sisi debit/Kredit. Jika sudah selesai hasilnya akan nampak seperti gambar berikut:
Gambar 1.10 Neraca saldo
F. Membuat Jurnal Penyesuaian
Sebelum membuat neraca lajur, terlebih buat jurnal penyesuaian berdasarkan data penyesuaian yang ada. Jurnal penyesuaian yang telah dibuat nantinya akan dimasukkan
ke dalam neraca lajur.
Berdasarkan data penyesuaian dalam kasus ini maka jurnal penyesuaiannya adalah sebagai berikut:
1. Piutang Rp.250.000
Pendapatan Jasa Rp. 250.000
2. Beban perlengkapan Rp. 400.000
Perlengkapan Rp. 400.000
3. Beban sewa Rp. 300.000
Piutang sewa Rp. 300.000
4. Beban Gaji Rp. 200.000
Gaji terhutang Rp. 200.000
G. Membuat Neraca Lajur
Setelah jurnal penyesuaian dibuat sesuai dengan data penyesuaian yang ada, maka langkah berikutnya kita buat neraca lajur.
- Aktifkan sheet baru, ganti nama sheet yang sduah diaktifkan dengan Neraca Lajur.
- Copy data yang ada pada shset neraca saldo pada sheet neraca lajur
- Buat format Neraca Lajur seperti contoh berikut:
Gambar 1.11 Neraca Lajur
e. Masukkan data penyesuaian ke dalam neraca lajur sesuai dengan posisi debit atau kredit rekening buku besar yang disesuaikan.
f. Hitung neraca saldo setelah penyesuaian (NSSP) dengan membuat formula sebagai berikut:
Pada posisi kolom DEBIT NSSP
=IF(OR(NS.DEBIT+AJP.DEBIT- AJP.KREDIT<0;ns.debit<>0);0;NS.DEBIT+AJP.DEBIT-AJP.KREDIT)
Pada posisi kolom KREDIT NSSP
=IF(OR(NS.KREDIT+AJP.KREDIT- AJP.DEBIT<0;ns.debit<>0);NS.KREDIT+AJP.KREDIT-AJP.DEBIT)
Keterangan:
NS.DEBIT : Range data Neraca Saldo kolom debit
NS.KREDIT : Range data Neraca Saldo kolom kredit
AJP.DEBIT : Range data Penyesuaian kolom debit
AJP.KREDIT : Range data Penyesuian kolom kredit
g. Hitung Rugi Laba.
Untuk mencari nilai rugi atau laba kia bisa menyelesaikan dengan memperhatikan ketentuan nomor rekening/buku besar yang berlaku. Dalam hal ini unsur atau elemen rugi laba adalah seluruh rekening pendapatan dan seluruh rekening biaya atau beban. Artinya nomor kedua jenis rekning yang dimaksud memiliki nomor awal rekening 4 sampai 5. Jadi kita bisa mengisi formulanya sebagai berikut:
Pada posisi kolom DEBIT Rugi Laba:
=IF(NO.REK>4000;NSSP.DEBIT;0)
Pada posisi kolom KREDIT Rugi Laba:
=IF(NO.REK>4000;NSSP.KREDIT;0)
h. Mengisi Neraca Akhir
Sama dengan cara mengisi kolom Rugi Laba, hanya logika untuk nomor rekeningnya saja yang dibalik sehingga formulanya sebagai berikut:
Pada posisi kolom DEBIT NERACA AKHIR :
=IF(NO.REK<4000;nssp.debit;0)
Pada posisi kolom KREDIT NERACA AKHIR :
=IF(NO.REK<4000;nssp.kredit;0)
Keterangan
NO.REK : Range data kolom nomor rekening
NSSP.DEBIT : Range data Neraca Saldo Setelah Penyesuian kolom Debit
NSSP.KREDIT : Range data Neraca Saldo Setelah Penyesuian kolom Kredit
Untuk lebih jelasnya berikut ini lampiran hasil dari seluruh langkah-langkah yang telah dijelaskan di atas.
Gambar 1.12 Neraca Lajur Isi
H. Membuat Laporan Keuangan
Untuk membuat laporan keuangan, kita tinggal mengambil datanya dari neraca lajur yang sudah diisi. Pengambilan data dari neraca lajur bisa secara langsung atau bisa membuat suatu formula mengggunakan fungsi pembacaan tabel secara vertical
(VLOOKUP). Sehingga akan di dapat laporan keuangan seperti di bawah ini.
Gambar 1.13 Laporan Rugi Laba
Gambar 1.14 Laporan Perubahan Modal
Tidak ada komentar:
Posting Komentar